برگزاری همایش حضوری یکی از روش هایی است که از آن برای ارتباط نزدیک تر با مخاطبین استفاده می شود. این مخاطبین می توانند شرکت کنندگان در یک دوره آموزشی، همکاران یک حوزه کاری یا اشخاصی در هر حوزه و صنفی باشند که به منظور خاصی در یک سالن دور هم جمع می شوند. هدف از برگزاری همایش ها می تواند متفاوت باشد که بسته به سیاست های کاری و شخصی تعیین می شود. همایش ها در سطوح متعددی از جمله: داخلی، منطقه ای، ملی و بین المللی تقسیم می شود. همچنین ساختار همایش عبارت است از : رئیس ھمایش، دبیر ھمایش، کمیته علمی ھمایش، کمیته اجرایی ھمایش و دبیرخانه ھمایش. در این بخش قصد داریم تا شما را با نحوه و شرایط برگزاری یک سمینار یا همایش حضوری آشنا کنیم تا در صورتی که قصد دارید شما نیز برای ارتباط بهتر و نزدیک تر با مخاطبینتان از مزایای برگزاری سمینار بهره ببرید بتوانید با دانش کامل در این خصوص مقدمات برگزاری سمینارتان را انجام دهید.
برای آنکه یک سمینارخوب برگزار کنید، ابتدا لازم است تا امکانات ضروری برای برگزاری همایش متناسب با ظرفیت مهمانان خود را از قبل رزو کنید. انتخاب سالن همایش مناسب ابتدایی ترین بخش هر همایشی می تواند باشد. برای این منظورلیست سالن های همایش در شهر خود را از طریق مرورگرها جستجو کنید و هر کدام که مناسب با شرایط همایش شمااست، رزرو کنید. در انتخاب سالن همایش نکاتی از جمله: محدوده جغرافیایی سالن همایش، دسترسی به وسایل حمل و نقل عمومی، امکانات فنی و تکنیکال سالن همایش به خصوص امکانات صوتی و تصویری، ظرفیت پارکینگ و.. راباید مد نظر قرار داد.
برای معرفی همایش ، اعلام برنامه های همایش، معرفی میزبان و.. نیاز به یک مجری متبحر داریم. مجری باید قدرت کلام، اطلاع تخصصی حوزه همایش، آراستگی پوشش و ادبیات غنی داشته باشد. لذا تاکید می شود در هر همایشی پیش از انتخاب مجری نکات فوق مد نظر قرار گیرد.
در روز همایش زمانی که شما به عنوان سخنران بر روی صحنه حضور دارید، لازم است تا برای درک بهتر صحبت هایتان از نوشته، تصویر و ویدیو استفاده کنید، به همین منظور لازم است تا از روزها قبل از برگزاری همایش اسلایدهای ارائه تان را آماده کرده باشید.
باتوجه به اینکه مخاطبین همایش شما چه افرادی هستند بستر مناسب ثبت نام را مشخص کنید. ثبت نام در همایش می تواند بصورت رایگان یا پرداخت هزینه ثبت نام باشد. این ثبت نام می تواند در فضای مجازی از جمله سایت، اینستاگرام انجام شود. یا در شبکه های اجتماعی تلگرام، واتس آپ و.... آمار تعداد ثبت نام کنندگان برای انتخاب سالن همایش و همچنین سایر ملزومات از جمله پذیرایی و تعداد بسته های پذیرایی که برای مدعوین در نظر گرفته می شود، از اهمیت بسزایی برخوردار است. لذا دقت در ثبت نام شرگت کنندگان همایش و آمار دقیق از جمله اصل های یک همایش خوب است.
از جمله مهمترین بخش های هر همایشی پذیرایی میزبان ازمهمانان همایش است و لازم است در این مورد یک برنامه ریزی دقیق صورت گیرد. پذیرایی سنتی در همایش ها اصولا به صورت استفاده از یک جعبه شیرینی و یک فنجان چای در میز کنار سالن همایش بود. با این حال امروزه پذیرایی در همایش ها بصورت منظم تر و بهداشتی تر با استفاده از بسته های پذیرایی آماده صورت می گیرد. پک های پذیرایی همایش به دو صورت بسته های پذیرایی آماده و بسته های پذیرایی انتخابی موجود است.
خودتان همه کاره نباشید!
یکی از رایج ترین اشتباهاتی که بسیاری از برگزار کنندگان همایش انجام می دهند، این است که خودشان مدیریت همه امور را بر عهده می گیرند و از تیم های جداگانه برای هر بخش از موارد برگزاری سمینارشان کمک نمی گیرند. این اشتباه در نهایت کیفیت همایش را پایین خواهد آورد. در این موارد بهتر است که تقسیم کار تخصصی صورت گیرد و هر حوزه تخصصی را به گروه خاصی سپرد. افرادی که قصد برگزار همایش را دارند باید صرفا به ارائه خود بر روی سن تمرکز کنند و در گیر مسائل جانبی دیگر از جمله : پذیرایی مهمان ها، اطلاع رسانی همایش، تبلیغات همایش و...نشوند.
مهمان نواز
بزرگترین ارائه دهنده
بسته پذیرایی
در
شیراز
همراه شما خواهد بود.